С течение на времето неусетно се затрупвате с огромно количество документи, които ако не са организирани по специален начин става изключително бавно и трудно да търсите и преглеждате при нужда.
Искате ли да имате модерен електронен архив?
Искате ли да избегнете ненужното копиране и печатане на документи?
Искате ли с едно движение да сканирате документ и да го съхраните на точно определено място?
Искате ли в последствие да можете да намирате необходимите документи за секунди, да можете да ги разгледате, разпечатате или изпратите по електронна поща без да ставате от стола си?
НОТАРИС вече архивира документи, създадени по различен начин – сканирани от хартия, създадени в кантората, получени по електронен път. Всеки документ се подрежда на точно място и търсенето му става бързо и удобно, независимо на кое работно место се намирате и независимо кой и къде ги е регистрирал. Вашият електронен архив ще бъде сигурен, икономичен, няма да заема място и няма да старее физически. С електронния архив ще пестите хартия и ще помогнете за съхраняването на природата.
Особен акцент на системата е възможността й чрез нея да сканирате документи във вида в който искате да ги запазите в електронния архив с всички положени печати и подписи. С едно действие в програмата извършвате както сканирането на документа, така и запазването и класирането му на точното място в електронния архив. Програмата управлява и работи с всички модели TWAIN съвместими скенери. Такива са масово предлаганите скенери на пазара. Можем да Ви предложим и доставка на професионални високоскоростни документни скенери на преференциални цени. Те издържат на голямо натоварване и имат функции за двустранно сканиране и автоматично поемане на листа от пакет документи.
Важен акцент е и възможността за интегриране със софтуер за оптично разпознаване на текст – например ABBYY FineReader. Сканираните изображения на документи могат да се конвертират към текст и се осигурява възможност за редакция и копиране към нови документи. За целта трябва да разполагате със собствен лиценз за този софтуер. Обикновено в комплект със скенерите се предлага и подобен софтуер.
Електронното подреждане на документите се извършва като всеки един от тях се класифицира по един или няколко критерии – например „Година”, „Дата”, „Общ регистър №”, “Том”, „Акт“, „Дело“, „Описание”, „Тема”, „Клиент” и други. Този подход спомага освен за съхранението на електронния архив в стриктен ред, така и за последващото бързо търсене и намиране на необходимите документи по различните критерии.
Електронното архивиране на документите става независимо от вписването им в нотариалните регистри. Можете да ги сканирате преди или след вписването им, както и постепенно да сканирате целия си наличен архив.
Как да инсталирате прочетете ТУК.